Hatékony távoli munkavégzés Office 365 alapokon

Home office, távmunka… Olyan fogalmak ezek, amelyekkel senki sem ilyen körülmények között szeretett volna megismerkedni. Sajnos úgy tűnik, most, -és valamilyen szinten bizonyára a jövőben is-, kénytelenek leszünk ezt a céges kultúra részévé tenni. Természetesen nem pár nap alatt fogjuk ezt tökélyre csiszolni, de az biztos, hogy már most megoldásokat kell találni, amelyeket később majd mindenképp érdemes lesz tovább finomítani a mostani tapasztalatokra alapozva.

Mi a cégnél olyan szempontból szerencsés helyzetben vagyunk, hogy nálunk ez mondhatni már eddig is a mindennapi élet része volt. A működésünk jellegéből fakadóan, csak nagyon ritkán vagyunk egy helyen, mindenki ott dolgozik, ahol éppen kell, vagy számára komfortosabb: valamelyik ügyfélnél, otthonról, vagy az irodában, így viszonylag ritkán tudunk személyesen találkozni. Éppen ezért már van rutinunk a témában, és az elmúlt időszak tapasztalatai azt mutatják, hogy a megfelelő eszközök használatával, ez semmiféle hátrányt, vagy nehézséget nem jelent.

Amikor elkezdtük kiválasztani a számunkra legmegfelelőbb megoldásokat, akkor több szempontot vettünk figyelembe:

• minél kevesebb anyagi és időráfordítással hozhassunk létre jól működő rendszert,
• legyen teljeskörű a megoldás: nélkülözhetetlen a video, és hang alapú megbeszélések lehetősége, továbbá számunkra fontos, hogy akár vázolni is tudjuk az elképzeléseket, ezért érintő ceruzával legyen megoldott a flip-chartos rajzolás is,
• legyen lehetőség párhuzamos munkára a fájlokon, amelyeket központi helyen tárolunk, ahonnan bárki, bármikor elérheti őket,
• legyen könnyen tanulható és intuitív a használni kívánt eszközök kezelése,
• adott esetben minden legyen elérhető mobil eszközökről is, mert sokat vagyunk úton, így nem biztos, hogy mindig alkalmas a hely és az idő elővenni egy laptopot,
• minden komponens legyen egymással, és lehetőleg a partnereink által használt megoldásokkal is kompatibilis,
• és végül, de nem utolsó sorban az ügyfél se kapjon frászt biztonsági szempontból, ha szóba jön, hogy milyen felületeken kommunikálunk az ő bizalmas adatairól.

Azt kell, hogy mondjam, az összes fenti szempontnak megfelelő megoldást találni, egyáltalán nem volt olyan könnyű feladat, mint azt gondolnánk. Így végül mi egy Office 365 alapú megoldás mellett döntöttünk, hiszen az az Excel, Word, PowerPoint, és esetünkben a Power BI miatt már úgyis adottság, teljesíti az összes fenti kritériumot, és mindenki behatóan ismerte már legalább egy-két részét.

Szerencsére bejöttek a számításaink, és sikerült egy hatékonyan használható, és megbízható folyamatot felépítenünk, amivel nyugodtan mondhatom, hogy fennakadások nélkül tudunk dolgozni bárhonnan, bármilyen körülmények között.

A következőkben összeszedem, hogy milyen komponensekből áll a mi rendszerünk, és azokat pontosan mire is használjuk.

Kommunikáció (call/meeting):

Erre sokan egyből rávágnák, hogy Skype. Nos, pár évvel ezelőtt mi is ezt mondtuk volna, de az elmúlt időszakban ennek a szerepét nálunk teljesen átvette a Microsoft Teams nevű alkalmazása (hivatalosan is 2021-ben szűnik meg a Skype ebben a formában, és beintegrálódik a Teams-be). Egyrészt magába foglalja mindazokat a funkciókat, amelyekre a Skype képes (hívás, csevegés), másrészt annál sokkal többet is, hiszen számos egyéb megoldás egyszerűen integrálható a Teams-be, így annak szerves részévé válik és minden átmenet nélkül lehet a Teams felületéről elérni. Az alkalmazásról és a benne rejlő lehetőségekről kolléganőnk írt is nemrég egy remek ismertetőt, így ezt most nem részletezném, legyen elég annyi, hogy nagyjából az a Microsoft koncepciója, hogy ez legyen az a központi hely, ahonnan mindent (kommunikáció, fájl megosztás, projekt követés, stb.) könnyen elérünk. Mindez számítógépen, tableten, telefonon.

Prezentáció:

Egyetértünk abban, hogy erre nagyszerű a PowerPoint, amennyiben előre elkészítettük a bemutatónkat. De mi van abban az esetben, ha mi valós időben szeretnénk a mondandónkat vizuálisan is kifejezni, támogatni? Erre mi a Microsoft Whiteboard nevű megoldását használjuk (itt érhető el), ami egy egyszerűen kezelhető digitális rajztábla. Akár érintőceruzás laptopról, vagy tabletről legyen szó, minden esetben élőben tudunk rajta létrehozni vázlatokat, kézzel írott jegyzeteket, rajzolt bemutatókat, akár egy flip-charton. De a flip-charttal ellentétben ez nem igényel személyes jelenlétet, másrészt – és tudom ez most a legkisebb gondunk, de azért zárójelben megjegyzem -, papírt sem. Így nem pazarlunk fölöslegesen fél szobányi lapokat, másrészt nincs a végén a néha mókásnak ható, csoportos fényképezgetés, hogy nekünk is legyen egy példányunk az amúgy gyorsan elkeveredő vázlatokról. És kicsit az előző pontra visszatérve, a Teams-be is szintén beintegrálható. Mi a Whiteboard-ot nemcsak a saját megbeszéléseinken, de az oktatások alkalmával is előszeretettel használjuk, mert ott is nagyon hasznos kiegészítés tud lenni egy-egy jól sikerült skicc.

Fájlmegosztás

Itt mi elsősorban a SharePoint-ra támaszkodunk, ahol minden a projektjeinkkel kapcsolatos dokumentumot tárolunk. Ennek az a nagy előnye, hogy így mindenki számára elérhetőek azok, és egyből láthatók a változások. Természetesen ezt a saját gépünkre is tudjuk szinkronizálni, így adott esetben akár aktív internet kapcsolat nélkül is elérhetjük azokat. Szintén fontos lehet, hogy a Sharepoint-on akár több oldalt is létre tudunk hozni, -különböző felhasználói köröknek (pénzügy, HR, sales, stb.) külön-külön-, így nincs keveredés, nincs jogosulatlan hozzáférés (még ha az véletlen lenne is).

A fájlok tárolásának másik helye a OneDrive, ahol a mi esetünkben a “személyes”, saját munkafájlokat tároljuk amennyiben szükséges, így nem keverve azt be más, mindenkire tartozó dokumentumok közé. Másrészt ennek köszönhetően a számítógépeket elegendő egy minimális háttértárral megvásárolni, hiszen azon a rendszerfájlokon kívül szinte semmit nem tárolunk. Természetesen, szükség esetén ezt is tudjuk szinkronizálni, hogy lokálisan is bármikor elérhetőek legyenek a dokumentumaink.

Projekt tervezés és követés

Microsoft Planner. Egyszerű, de nagyszerű megoldás arra, hogy a munkánkkal kapcsolatos feladatokat priorizáljuk, felelősöket és határidőket rendeljünk hozzá, illetve az előrehaladást lekövessük. Nincs más teendőnk, mint projektenként a feladatokat okosan csoportosítva (akár témakörönként, akár részfolyamatonként) besoroljuk, és szemmel tartsuk hogyan haladnak a munkafolyamatok. Itt mindenki személyre szabottan láthatja a saját feladatait és azok állapotát, így a saját munkáját jól nyomon követheti, a vezetők pedig a hozzájuk tartozó munkatárs által elvégzett, illetve még hátralévő folyamatokat összegezve kapják meg, és naprakész információhoz jutnak a már elvégzett, és a még hátralévő feladatokkal kapcsolatosan.

Közös, párhuzamos munka

Bár nálunk ritka eset, hogy egy-egy dokumentumon valami miatt egyidőben többen is kell dolgozzunk, de szerencsére a klasszikus Office eszközök (Word, Excel, PowerPoint), illetve azok online Office 365-ös verziója, már erre is fel vannak készítve. A fájlt egymással megosztva, jól nyomon követhető formában tudunk azon egyidejűleg többen is dolgozni, így bizonyos munkafolyamatok lerövidülnek, mert  nincs szükség sorban állásra.

A mi esetünkben a fenti eszközök tökéletesen képesek biztostani, hogy bármikor, bárhonnan hatékonyan tudjunk együtt dolgozni. Néha úgy érzem, ezek nélkül az a jellegű munkastílus (kötetlen munkaidő és hely), ami ránk jellemző nem is lenne fentartható. Természetesen mi sem egy-két nap alatt tapasztaltuk ki, hogy mi és hogyan működik a legjobban, de megérte, mert így legalább ez nem lehet akadálya a munkának.

Bár reméljük mihamarabb rendeződik a helyzet, és minden visszatér a normális kerékvágásba, de talán érdemes lehet majd végiggondolni, hogy mi az, amit ebből a helyzetből tanulhatunk, és megtarthatunk, mint előnyt, hogy a későbbiekben ezzel ne legyen gondunk. De tudom, hogy most még sokaknak se hetei, se napjai nincsenek, hogy fölöslegesen próbálkozzon. Alkalmazkodni kell a váratlan helyzethez, a lehetőségekhez képest, minél jobban, de elsősorban minél gyorsabban…  

Így amennyiben bárki számára érdekes lehet a fenti megoldás, vagy annak bármelyik eleme, és úgy érzi, hogy tudnánk ebben segíteni nekik, akkor szeretnénk ezúton is felajánlani a segítségünket. Amíg a helyzet nem rendeződik valamelyest szívesen osztjuk meg egy ilyen rendszer kialakításával kapcsolatos  gyakorlati tapasztalatainkat másokkal, -természetesen bármilyen ellenszolgáltatás elvárása nélkül-, mert  ha már ilyen nehéz helyzetben vagyunk, akkor legalább egymás dolgát könnyítsük meg ezzel is!

Amennyiben érdeklődne, nyugodtan keressen minket a +36-20-379-8630-as telefonszámon, vagy az tamas.molnar[at]extensiveconsulting[dot]hu e-mail címen.