Mire használható a Teams?

A Teams leginkább a Slack-kel és a Skype for Business-szel hasonlítható össze. Azt hiszem nyugodtan kijelenthető, hogy a Slack nem tudott igazán széles körben ismerté válni, sokan nem is tudnak róla, hogy egyáltalán létezik, és a legutóbbi hírek szerint sem várható már igazán jelentős áttörés ez ügyben. A Skype for Business viszont annál több vállalatnál tett jó szolgálatot az évek során, még ha nem is minden esetben volt a felhasználói élmény kifogástalan.  

A Microsoft viszont úgy döntött, hogy 2021-ben elkezdi nyugdíjazni a Skype-ot, és a szerepét a Teams veszi át. Így ha másért nem, már csak ezért is érdemes lenne kicsit jobban megismerkedni vele, de szerencsére ez esetben egyáltalán nem csak erről van szó... 

De nézzük meg közelebbről, hogy mit nyújthat nekünk a Teams, és miben különbözik a már említett megoldásoktól?  

Természetesen itt is lehetőségünk van olyan alapvető funkciók használatára, mint a munkatársakkal való csevegés, a videóhívások és a telefonhívások indítása (amennyiben az előfizetésünk tartalmazza ezt a funkciót). De ezen túlmenően, olyan funkciók is elérhetőek, mint a fájlok valós idejű, közös szerkesztése, illetve a rengeteg kiegészítő applikáció beintegrálása és használata a Teams-en belül, mindezt ráadásul egy könnyen használható, modern, és intuitív felületen tehetjük.  Hiszen a felsorolásban ugyan utolsó helyre került, de valójában a Microsoft egyik fő célja, hogy használat közben a felhasználó komfortosan érezze magát.  

Felmerülhet a kérdés, hogy akkor most “csak” egy újabb csevegő alkalmazást kapunk néhány plusz funkcióval a Skype for Business alternatívájaként? Vagy van olyan funkció, ami miatt megéri erre váltani? 

A választ a Teams koncepciója adja meg számunkra! Hiszen a Microsoft nem pusztán egy egyszerű alternatívát akart létrehozni, hanem egy teljesen új megközelítését adni a témakörnek.  

Az egész megoldás kiinduló pontja, hogy minden vállalatnál kisebb-nagyobb csoportokban dolgoznak a munkavállalók, ráadásul a globalizációval és a munka világának változásaival mindehol egyre jobban előtérbe kerül a távoli munkavégzés. És ez az, amiben a Teams jó – távolról csapatként együttműködni és minőségi munkát produkálni.  

A kulcsszó a személyre szabhatóság. A Teams önmagában, out-of-box, -ahogy mondani szokták-, nem sokkal több, mint a klasszikus céges csevegő/csoportmunka alkalmazások. Amitől viszont igazán hatékonnyá és jól használhatóvá válik, hogy kihasználja az Office 365-ben lévő lehetőségeket, és annak szolgálatásaira épít. Különösen fontos szerepe van ebben a Sharepoint-nak, ugyanis ez teszi lehetővé a fájlok közös szerekesztését, amely az egyik alappillére a közös munkának. Minden csoport létrehozásakor automatikusan létrejön egy Sharepoint site és egy Outlook csoport is. A Sharepoint site-on tárolódik minden dokumentum, amely feltöltésre kerül a csoportba. A szerkesztések folyamán új verziók keletkeznek, amelyek verziószámozottak és időbélyeggel ellátottak, így könnyen visszakereshetőek. A sharepoint akármennyi verzió tárolására képes, így a munkánk teljesen transzparens és nem áll fenn annak a veszélye sem, hogy valamelyik csoporttag akarva vagy akaratlanul egy fontos részt töröl. Az Outlook integrációnak pedig a naptárunk menedzselésében és a meetingek szervezésében van szerepe.  Ezen túl szinte bármilyen alkalmazás csatlakoztatható, amelyet a mindennapok során megszoktunk és használunk:  

OneDrive, Google Drive, Dropbox - Mindegyik felhő alapú tárolásra alkalmas. Abban az esetben, ha több helyen tároljuk a dokumentumainkat adott a szinkronizálás lehetősége is. Így minden fájl láthatóvá válik a Teams-en belül, nem szükséges bejelentkeznünk külön-külön az összes tárhelyre, ha dolgozni szeretnénk az ott tárolt fájlokkal.  

Microsoft Planner – A Planner a projektmenedzserek számára nem ismeretlen fogalom. Fő funkciója, hogy egy adott projektet részfeladatokra bonthatunk, azokhoz kapcsolódóan határidőket és felelősöket adhatunk meg. Természetesen akár minden Teams csoporthoz is egyedi Plannert rendelhetünk. Amennyiben valaki több csoport Plannerjéből is kapott feladatokat, úgy azokat egy központi helyen láthatja.  

Google Analytics – Számtalan vállalat marketing osztályának napi feladatai közé tartozik a Google Analytics-ből érkező adatok követése, és elemzése. Van rá lehetőség, hogy általunk beállított paraméterek alapján, általunk megadott rendeszeresség ripotot kapjunk közvetlenül a csoportunkba.  

OneNote – Minden csoport minden csatornája számára létrehozható közös OneNote jegyzetfüzet, amely a csoport bármely tagja automatikusan elér engedélyek kiosztása nélkül. Használhatjuk megbeszélések dokumentálásra de akár tudástárat is építhetünk benne.   

Power Automate – Az előzőektől eltérően a Power Automate-tel a felhasználók nagy része talán még nem találkozott a mindennapi munkája során, pedig nagyban megkönnyítheti azt, ugyanis képes különböző meghatározott automatizációkkal kiváltani sok monoton, és időrabló munkafolyamatot:  

Például vegyünk egy egészen egyszerű példát. Van egy közös e-mail címe a vállaltunknak, amely az info[at]pelda[dot]hu. Mindenkinek van hozzáférése, de sajnos senki nem érzi a magáénak, ezért gyakran előfordul, hogy néhány napig senki nem lép be a fiókba. A Power Automate segítségével megtehtjünk azt, hogy az info[at]pelda[dot]hu-ra érkező leveleket automatikusan továbbítjuk egy Teams csoportba, így Outlook fiók váltás nélkül azonnal láthatjuk, hogy levelünk érkezett. De ez csak egy igazán egyszerű példa volt, a tényleges felhasználási lehetőségeinek bemutatása bőven meghaladja egy blogposzt kereteit. 

De hogy szerintem miért éri meg váltani akár már most is? Azért, mert a Teams lehetővé teszi azt, hogy egy felületen dolgozzunk anélkül, hogy a jól megszokott akalmazásainkat le kellene cserélni, vagy akár csak el kellene hagynunk magát a Teams-et. Ha jobban belegondolunk ez tulajdonképpen nem is egy váltás, sokkal inkább egy integrálás. Ezáltal nem csak kényelmes számunkra ez a megoldás, hanem könnyen kezelhető is és ráadásul Office365 előfizetéssel, annak részeként, további költségek nélkül elérhető. 

Anett