Miért lehet hasznos egy BI rendszer bevezetése?

Az elmúlt évek során a magyar piacon is folyamatosan kerültek be a köztudatba a különböző BI megoldások, és egyre több kisebb-nagyobb cég kezdett el használni ilyen eszközöket. De a saját oktatói, és tanácsadói tapasztalataim alapján igazán az idei év hozott áttörést.
Ebben az évben csak én magam háromszor-négyszer annyi oktatást tartottam, mint a tavalyi év ugyanezen időszakában. A fejlesztési és bevezetési projekteknél értelemszerűen nem ilyen látványos a növekedés, -hiszen itt pár cég saját maga próbálja ezt megoldani házon belül, több-kevesebb sikerrel-, de azért határozott növekedés érezhető ezen a téren is.

Ennek a folyamatnak a hátterében több tényező együttes hatását érzem:

• A legfontosabb, hogy munkaerőhiány van. Egyrészt nagyon nehéz új, és jó szakembereket találni (hogy az ezzel járó költségekről már ne is beszéljünk), másrészt ha meg is van a megfelelő kolléga, akkor is nagyon nehéz őt megtartani.
• Mindemellett, a legtöbb helyen a munkában viszont finoman szólva sincs hiány... Ez természetesen az első ponttal járó nehézségek hatásait csak tovább erősíti.
• De még ha nem lenne a fenti két hatás, akkor is egyre több adat keletkezne minden cégnél (az adminisztrációból, az új rendszerekből, az új folyamatokból, stb.), amit szintén egyre több munka, és idő lenne kezelni, feldolgozni.
• A BI rendszerek ismertsége exponenciálisan terjed, magyarul ha valaki már kapcsolatba került vele az egyik munkahelyén, amikor átmegy egy másik munkahelyre, ott megemlíti másoknak is, akik szintén elmennek máshova dolgozni, és így tovább...
• Végül, de egyáltalán nem utolsó sorban, a BI eszközöket fejlesztő cégek is nagy energiákat fektetnek a saját termékük elterjesztésébe, ugyanis nagyon kiélezett a verseny ezen a területen.

A felsorolt pontok közül az első három jelenti azokat a kihívásokat, amelyekre egy BI eszköz, -természetesen megfelelően implementálva a már meglévő rendszerünkbe-, hatákony választ képes adni.

De hogyan is kell ezt elképzelni?

A válasz a folyamat automatizálásban rejlik! A legtöbb cégnél ugyanis az üzleti folyamatok egy jelentős része olyan logikára épül, amely teljes mértékben „leprogramozható”, azaz egy számítógép is képes elvégezni...gyorsan, hatékonyan, és fáradhatatlanul!

Vegyünk egy teljesen hétköznapi üzleti folyamatot, mondjuk a kontrolling területéről:

• Először megkapjuk valahonnan az adatok, az egyik legrosszabb esetben ezek időről-időre kiexportált adatok, amelyek e-mailben érkeznek.
• Ilyenkor első lépésként letöltjük valahova ezt az adathalmazt. Ha kell, és minden időszakra külön fájl van, akkor még össze is másolgatjuk őket szépen egymás alá, de közben reméljük, hogy nem hagyunk ki egy-egy sort, vagy nem lépjük át azt az adatmennyiségi korlátot, amit ez esetben majd a meglévő Excel-es megoldásunk képes kezelni...
• Ha ezzel megvagyunk, akkor megnyitjuk az Excel-t, ahol mindig ugyanazt a lépés sorozatot ismételgetve elkészítjük a riportunkat. Leggyakrabban itt szokott valami hiba becsúszni, mert vagy rutinból, csak félig odafigyelve „csinálgatjuk” a dolgot, vagy ha új a kolléga, akkor pedig pont a rutin hiánya lehet a gond...
• Mindezek után már csak ki kell küldenünk a riportunkat egy e-mailben, vagy elmenteni egy központi helyre. Hacsak nincs benne egy olyan csavar, hogy nem mindenki láthat mindent, mert akkor kénytelenek leszünk minden verzióra létrehozni (és tárolni) egy-egy változatot. Ilyenkor reméljük senkit nem hagyunk ki, vagy épp veszünk bele rosszul a körbe...
• Természetesen előfordulhat, hogy prezentálni is kellene, ilyenkor még futhatunk egy külön kört a PowerPoint-ban is, ami szintén egy kihívás.
• De a java még csak ezután jön, mert ha valahol hiba csúszik a rendszerbe, és ezt esetleg csak a végén veszi észre az illetékes vezető, akkor többnyire egy igen hosszas és nehézkes folyamat veszi kezdetét, ahol megpróbáljuk kitalálni, hogy ki és hol hibázott... Eleve rossz volt az adat? Vagy az adat rögzítője hibázott? Netán a riport készítője? Természetesen ilyenkor senki sem szereti felvállalni a felelősséget, ami csak tovább rontja a folyamat hatékonyságát...

Túl azon, hogy az egész folyamat olyan sok manualitást tartalmaz, hogy előbb-utóbb óhatatlatul becsúszik valamilyen hiba, még rettentő időigényes, és unalmas is az egész!

Ezzel szemben egy jól működő BI megoldásnál ez valahogy így nézne ki:

• Az adatforráshoz (legyen az bármilyen üzleti rendszer, adatbázis, online felület) egyszer csatlakozva, akár naponta többször is megtörténhet az adatok ütemezett importálása a megoldásunkba.
• Az így érkező adatokat egyetlen egy alkalommal átalakítom a kívánt formára (ezt is többnyire csak azért, mert ahányan rögzítik őket, minimum annyiféle formában/verzióban lesznek meg, tipikusan ilyenek a cégnevek, a címek, stb...).
• Majd csinálok pár kalkulációt, és vizualizációt (grafikont, ha úgy tetszik), és kész…ettől kezdve, ha újra megkapom ezt az adathalmazt a következő időszakra, akkor már az egész folyamat automatikusan végrehajtódik magától.
• Amennyiben reprezentálni is szeretnénk, akkor az is megvan pár kattintással, ami után máris kész a PowerPoint prezentációm, de akár tarthatok prezentációt közvetlen az eszközből is!
• Több száz emberrel  kell megosztani? Természetesen van megosztás funkció is, amely automatán frissül, és ha bármilyen változás van a riportban, a kollegák bármikor ránézhetnek, amikor csak akarnak!
• A magyar vezetőségnek ugyanarra a riportra lenne szükség, de nem ugyanolyan formában, mint a külföldi menedzsmentnek? Egyszer beállítom a jogköröket, és amíg nincs új kérés, addig mindenki saját, személyreszabott formában kapja meg ugynazt a riportot. Bármikor, az év minden napján, és naprakészen!

Azt hiszem, ebből a gyors kis listából is érezhető, hogy bizony hosszú, monoton órákat spórolhatnánk meg magunknak egy ilyen megoldással! Saját tapasztalataimból kiindulva, azt kell hogy mondjam, egy átlagos cégnél az ilyen, és ehhez hasonló „digitális” folyamatoknak a 60-70%-át le lehetne automatizálni! Mindezzel pedig jelentősen csökkenthetjük egyrészt a munkaidő-, és természetesen ennek folyamányaként az anyagi ráfordításainkat is!

A példa kedvéért, vegyünk egy heti riportot, aminek az összeállítására szűken kalkulálva mondjuk heti egy óra elmegy, ezt kiváltjuk egy automatizált riporttal, így az évente, nagyvonalúan számolva 52 óra, azaz 6,5 munkanap! És ez csak egy riport, amihez hasonlók készítéséből általában sok kolléga munkaidejének a jelentős része áll.

De ezzel el is érkeztünk ahhoz a ponthoz, ami manapság talán még ennél is nyomósabb érv lehet egy ilyen eszköz bevezetése mellett: ez pedig a munkatársak elköteleződése! 

Akik napi szinten ehhez hasonló monoton munkát végeznek, -mint az ilyen „sztenderd” riportok összeállítása végtelenített körforgásban-, ők manapság nem sokat gondolkoznak, ha felcsillan a remény egy kicsit is érdekesebb pozícióra. A fizetés úgysem lesz kisebb, és ha az sem jön be, akkor majd keres megint egy másikat... Ez egy teljesen természetes reakció, hiszen senki nem szeret úgy dolgozni, hogy a munkája egy szélmalomharc, ahol csak azt érzi, hogy egyáltalán nincs se ideje, se lehetősége a fejlődésre, vagy a saját munkafolyamatainak a fejlesztésére!

Számtalanszor látom, amikor belevágunk az ügyfeleknél egy-egy bevezetési projektbe, hogy akik ügyfél oldalon lehetőséget, és dedikált időt kapnak arra, hogy részt vegyenek egy bevezetéssel foglalkozó projekt csapat munkájában, nekik mennyi ötletük, javaslatuk, és értékes meglátásuk van arra vonatkozóan, mit és hogyan lehetne javítani, vagy hatékonyabbá tenni. Csak éppen addig a napi „favágás” mellett nem jutott energiájuk már a folyamataik fejlesztésére, vagy nem is gondolták, hogy amit szeretnének az lehetséges...

Ha ezeknek az embereknek megadjuk a megfelelő eszközöket, és azt, hogy legyen idejük a végre gondolkodni ne csak robotolni, akkor egyrészt a cégünk hatékonysága is jelentősen nőhet, másrészt a munkatársak elköteleződését is erősíthetjük az előremutató munka által!

Egy szó, mint száz. Egy BI rendszer jól sikerült implementációjával nem csak cégünk munkaerőpiaci nehézségeknek való kiszolgáltatottságát csökkenthetjük, hanem az automatizálásnak hála alacsonyabb költségek mellett, gyorsabban és hatékonyabban kaphatunk naprakész információkat saját működésünkről is!