A BI rendszerek bevezetésével a szakember nem robotol, hanem gondolkodik és továbbfejleszt

Mit is jelent a kontrolling, pénzügy- vagy kockázatelemzés területén dolgozó szakembereknek rövid határidős beszámolókat készíteni egy hatalmas adathalmazból? Amikor a munkaidőnek vége és a legtöbb kolléga az esti programokról beszélget a folyosón, a pénzügyes kollégák még dolgoznak; pedig nekik is szükségük lenne egy kis kikapcsolódásra, hogy friss gondolatokkal tudjanak részt venni egy fontos tárgyaláson a következő napon. Amíg a riportkészítésen robotolnak, alig jut idő átgondolni a következő pénzügyi lépéseket, hogy fontos döntéseket tudjanak hozni. Pedig gyakran épp ezeken a döntéseken múlna, hogy egy lépéssel a versenytársak előtt járjunk.

Ne hagyja, hogy az Ön kollégái is a szoros határidők miatt szorongjanak, a riportkészítés ma már nem kell, hogy a stresszről szóljon! A BI eszközök használatával feszültségmentes lesz a riportok elkészítése és marad idő azokra a fontos feladatokra, amelyek ténylegesen hozzáadott értéket jelentenek.

Egy-egy BI bevezetéshez javasolt egy megfelelő szakember bevonása, aki a jelenlegi környezetet felmérve, megfelelő útmutatást tud adni a bevezetés folyamata során, majd később az első lépések megtételénél is!

Az alábbiakból kiderül, miként tud segíteni egy szakember és miért érdemes igénybe venni a segítséget:

1. BI rendszerek bevezetése és fejlesztése

Az ember alaptermészetéhez tartozik, hogy fél az új dolgoktól, nem mer változtatni a megszokott folyamatokon. Nincs mitől tartania, mutatjuk a lépéseket:

• Üzleti igényfelmérés: a meglévő riportokat és a jelenlegi információáramlás folyamatát vizsgáljuk, hogy meghatározzuk, hogy pontosan mit kell majd tudnia az üzleti intelligencia rendszernek.
• Forrásrendszer felmérés: információt gyűjtünk a forrásrendszerekről és azonosítjuk a kockázati pontokat.
• Forrás cél összerendelés: összesítjük a meghatározott cél eléréséhez szükséges adatok körét és elkészítjük azokat a transzformációkat, amelyek során a forrásrendszerekből az adatok átkerülnek a BI rendszer adatai közé.
• Adatmodell összeállítása: elkészítjük azt az adatmodellt, amely a leghatékonyabb működést biztosítja, és lehetővé teszi az adatok integrálása révén a lehető legtöbb információ kinyerését
• Mintariportok elkészítése: a mintariportok előállítása azért szükséges, hogy meggyőződhessünk róla, hogy a betöltött adatok helyesek, tartalmi és formai szempontból megfelelnek az ügyféligényeknek.
• Véglegesítés, tesztelés, üzemeltetési dokumentáció: az ügyfél által elfogadott, és a kért változtatások mentén módosított riportokat véglegesítjük, teszteljük majd elkészítjük az üzemeltetési dokumentációt.

2. Üzleti folyamatok automatizálása - Business Process Automation

Az üzleti folyamatok automatizálásával végre azzal foglalkozhatunk, ami valóban hozzáadott értéket jelent: a szakember nem robotol, nem szorong a szoros határidők súlya alatt, hanem gondolkodik és továbbfejleszt.

Íme néhány érv az üzleti folyamatok automatizálása mellett:

• Könnyebben nyomon tudjuk követni az egyes feladatokat.
• Mérhetővé válnak a folyamatok: a dashboardok használatával visszajelzést kaphatunk a feladatok státuszáról, a működés eredményességéről.
• A gyorsabb működésnek köszönhetően javul a szolgáltatási színvonal, az ügyfélelégedettség.
• Kevesebb a hibalehetőség: megoldásainkkal csökken a hibalehetőség és gyorsan hozzáférhetővé válnak az információk, azaz nő a hatékonyság.
• Munkaidő megtakarítás: az értékes munkaerőt ne olyan feladatok elvégzésére használjuk, amelyek automatizálhatók lehetnének! Megoldásaink fölösleges terhet vehetnek le munkatársai válláról, akik így olyan fontos feladatokra tudnak fókuszálni, amelyek valóban a szaktudásuknak megfelelőek. Így mindenképp növelhető a munkatársak motivációja, elköteleződése.

3. Oktatás, workshopok

Nem kell aggódni, hogy nehézséget okozna az implementációs folyamat. Válasszunk olyan megoldást, amely nem teljesen idegen az eddig megszokott környezettől, hiszen ezek a rendszerek igyekeznek maximálisan a leendő felhasználó keze alá játszani!

Hogy megkönnyítsük a BI rendszerek használatát, kétrészes oktatást tartunk az üzleti felhasználóknak: az alapozó tanfolyam során egy fix tematika mentén haladunk, míg a haladó tanfolyam keretében egy előzetes tudásfelmérés alapján határozzuk meg a tematikát.