Bevezetés az RPA világába
Mai blogposztunkban az RPA, azaz Robotic Process Automation-ről ejtünk szót, és azon belül is a Microsoft Power Automate RPA megoldását vesszük górcső alá. A Power Automate a Power Platform részét képző négy megoldás egyike, amely jól integrálható a többi termék (Power Apps, Power BI, Power Virtual Agent) használata során.
Magáról az RPA technológiáról azt érdemes tudni, hogy képes “leutánozni” (automatikusan végrehajtani) a számítógépen eddig manuálisan végzett interakciókat, és így lehetővé teszi számunkra, hogy monoton és repetatív munkafolyamatainkat automatizáljuk. Egy automatizált folyamat több előnnyel is jár: nemcsak időt spórol nekünk, de sokkal egységesebben is lesz a feladat elvégezve, időben és minőségben egyaránt.
AZ RPA működésének hátterében un. “robotok” állnak, amelyeket a fejlesztés során megtudunk “tanítani”, hogy elvégezzék azokat a munkafolyamatokat/feladatokat, ami addig manuálisan, emberi munkaerő segítségével volt megoldva, majd a későbbiekben ezt tetszőleges alkalommal, és időtávon reprodukálják minden fajta emberi segítség nélkül.
Vegyünk egy példát, hogy ez jobban érthetővé váljon! Nálunk a cégnél egy Redmine nevű szoftverben vezetjük a munkaidő nyilvántartást és ezt minden hónap végén letöltjük CSV formátumba, hogy utána Excelben megformázunk, majd az ügyfeleknek továbbítsuk jóváhagyásra. Ez a feladat havonta 1 órát igényel körülbelül, azaz évente tizenkettőt, ami már másfél munkanap. Ezt a teljes folyamatot le lehet automatizálni RPA segítségével pár óra alatt, amivel hosszú távon rengeteg időt meg tudunk spórolni, arról nem is beszélve, hogy nem kell egy ilyen lélekölő, repetitív feladattal töltenünk az értékes időnket.
De a lehetőségek tárháza végtelen és szinte bármilyen feladatot le lehet automatizálni, amiben megfigyelhető valamilyen logikai minta.
Fontos megemlíteni, hogy nem érdemes mindent automatizálni! Mielőtt ész nélküli automatizálásba fogunk, érdemes leülni és végiggondolni az adott folyamatot, mivel csak azok az automatizált feladatok fognak jól működni, amelyek szabályszerűen leírhatóak, és nem igényelik az emberi kreativitást.
Erre figyeljünk! Túl ezen fontos, hogy minél jobban standardizált adataink, folyamataink legyenek, mert így sokkal könnyebb dolgunk lesz, hiszen egy gép csak akkor tud hatékony lenni, ha logikusan meg tudjuk neki mondani, hogy mi a feladat. Éppen ezért érdemes minden esetben előzetesen megtervezni, hogy honnan hová szeretnénk eljutni, és ehhez a célhoz jelenleg mi áll a rendelkezésünkre, esetleg mi az amit érdemes még egy automatizálási projekt előtt rendbe tennünk. Sok esetben sajnos már itt eldől egy-egy projekt sikere, mert pont erre a nagyon fontos részre nem sikerül kellő időt és figyelmet fordítani…
Az RPA eszközöket tekintve számos lehetőségünk van, hiszen ez a piac az elmúlt években jelentős növekedésnek indult, amivel párhuzamosan az elérhető megoldások száma is nőtt. Annak aki csak most kezd el érdeklődni ezek iránt a megoldások iránt, talán hirtelen sok is lehet a “bőség zavara”, és nehezen eldönthető, hogy árban és képességek tekintetében melyik is lehet az ideális választás.
Temészetesen ezt nehéz megmondani az adott helyzet ismerete nélkül, ami véleményünk szerint feltétlen szükséges ahhoz, hogy megtaláljuk az adott cég, és helyzetre legmegfelelőbb megoldást, de mindenesetre pár szempontot érdemes figyelembe venni:
Ár
Az árat nagyban befolyásolja, hogy mennyit tud egy RPA, de már egy alap verzió is nagy problémakört lefed, ezért érdemes előre tervezni, mielőtt előfizetünk egy olyan cég RPA-jára, amit nem tudunk kihasználni és csak túl sok pénzt emészt fel. Az árak 40$/hónaptól kezdődnek, de egy nagyvállalati RPA megoldás üzemeltetése akár több ezer dollárba is kerülhet.
Elérhető képességek
Mind a választott megoldástól, mind az ártól nagyban függ, hogy mit tud egy-egy RPA megoldás kínálni. Bár az alapvető képességek tekintetében szinte minden eszköz megyegyezik, mégis érdemes lehet minél elterjedtebb, és ismertebb (ez utóbbira még később visszatérünk) megoldást választani.
Természetesen ez nem azt jelenti, hogy a számunkra feltétlen egy piacvezető gyártó, drága megoldása lesz a legmegfelelőbb, hiszen fölösleges mindenért fizetni, ha végül nem használjuk ki az eszköz adottságait teljes mértékben!
Címszavakban azért amire érdemes figyelnünk:
- Legyen lehetősgünk az ismertebb eszközökhöz, megoldásokhoz lehetőségünk kapcsolódni (Connectorok Pl.: Excel-hez, Power BI-hoz, stb.)
- Minél kevesebb kódolással lehessen létrehozni az RPA-kat (annál kevésbé szorulunk rá a későbbiekben a külső segítségre)
- Felhő alapú adattárolás lehetősége, ami megelőzhet egy esetleges adatvesztést
- Intuitív, felhasználóbarát kezelőfelület
Támogatottság (community, weboldalak, cikkek, videók)
Talán ez az egyik legfontosabb szempont, aminek érdemes utánanázni! Hiszen nagyban megkönnyíti dolgunkat, ha egy RPA mögött jó community áll és egy kérdésre vagy problémára gyorsan és könnyedén kaphatunk választ. A Microsoft RPA megoldása kiváló példa erre, mert egy hatalmas és aktív felhasználói közösség áll mögötte, akiktől sok segítséget kaphatunk adott esetben.
Időtállóság
Amikor elköteleződünk egy software mellett, akkor hosszútávra tervezünk és azt várjuk el, hogy az 5 vagy akár 10 év múlva is ki tudjon minket szolgálni. Éppen ezért érdemes olyan cég termékét választani, akinek stabil háttere van, és várhatóan évek múlva is működni fog, mind a terméke, mind maga a cég. Nyilvánvalóan senki nem láthat a jövőbe, de azon érdemes elgondolkodni, hogy egy nagy, ismert név terméke mellett döntünk, vagy esetleg beválllaljuk, hogy egy “egytermékes” cég szolgáltatása mellett tesszük le a voksunkat.
A teljesség igénye nélkül ezek lennének azok a szempontok, amiket mindeképp érdemes mérlegelni, mielőtt úgy döntünk, hogy egy RPA projektbe kezdünk.
Ez a piac és technológia az elmúlt években nagyon megindult, és bár az irányvonalak már látszanak, de még bőven változó piacról beszélhetünk a kínálati oldalról is.
Erre nagyon jó példa a Microsoft Power Automate nevű megoldása, amely csupán a tavalyi évben került fel az RPA piac “térképére” - mint ahogy azt a a Gartner által készített, Magic Quadrant névre hallgató 2019 és 2020-as piaci elemzések is jól ábrázolják-, viszont ott rögtön a piacvezető megoldások közé. Mindehhez azért érdemes hozzátenni, hogy ez természetesen nem előzmény nélkül történt, hiszem az üzleti folyamatok automatizálására eddig is volt megoldása a Microsoftnak, mégha az nem is teljesen felelt meg az RPA fogalmának.
A figyelemreméltó piaci bemutatkozást segítette a barátinak nevezhető árazás is, ami csupán 40$/felhasználó/hónap. Ezzel bőven a versenytársak alatt van a belépőszintje, így sokkal szélesebb kör számára teszi elérhetővé ezt a technológiát, ami váleményünk szerint a legfontosabb! Hiszen egy olyan lehetőségről beszélünk, ami akármelyik cég életét könnyebbé, hatékonyabbá, és nem utolsó sorban élhetőbbé teszi.
Reméljük ezzel a bevezetővel meghoztuk a kedvetek ehhez a témakörhöz, későbbiekben még készülünk blogposztokkal ugyan ebben a témában. Addig is, ha bármilyen kérdésetek felmerül keressetek minket bátran.